Kübra KELKİT :
Merhabalar, özel bir şirkette araç filo planlama pozisyonunda işe başladım. Benden şirket içerisinde kullanılan otomobillerin günlük yapmış olduğu gider ve kilometre bilgilerini sürekli not almam ve daha sonra bunları yetkili kişilere raporlamam söylendi. Ancak daha önce bu tarz bir iş hiç yapmadım. Acaba benimle paylaşabileceğiniz araç km takip formu örneği excel ile hazırlanmış biçimi var mıdır?

Sayın Kübra KELKİT ;
Araç planlama pozisyonunda çalışıyorsan eğer bu araçların yakıtı ve yaptığı masraflar ile ilgili sürekli senden raporlama isteyeceklerdir. Hatta bu konu ile ilgili senden hesap bile sorulabilir. Bu nedenle sana gelebilecek herhangi bir soru ile ilgili açıklama yapabileceğin bir şekilde notlarını alıp, tabloya işlemeni öneririm. Hatta yüksek maliyet gerektiren bazı çalışmalar için şefinden onay almadan hareket etmemen gerektiğini düşünüyorum.Son olarak paylaşmış olduğum tablo ile ne gibi işlemler yapacağını yazdıktan sonra sayfanın en alt bölümüne araç kilometre takip formunu ekleyeceğim.

Araç kilometre ve yakıt takip çizelgesi

Genellikle kurumsal şirketlere bağlı çalışan çok sayıda araç bulunduğu için bunların takibi epey zordur. Bu nedenle filo takip müdürü adı altında bir pozisyon açılır. Çok fazla otomobil olması durumunda ise bölümlere bölünerek her projeye bakan bir kişi belirlenir ve bu kişinin sorumluluğunda olan aracın giderleri ile ilgili kendisinden hesap sorulur. Bu kişilerde kullandıkları araç km takip programı sayesinde her türlü soruya hazır olurlar.

Araç km takip programında hangi bilgiler kayıt altında tutulabilir?

• Görev Bilgisi : Aracın ne amaçla alındığı tarih ve saat ile kayıt altına alınır. Bu sayede hangi tarih ve saatte ne yapıldığı tablo ile anında tespit edilir.
• Kullanıcı şoför : Şirket araçlarında en çok yaşanan problemlerden biri de trafik cezalarıdır. Bu nedenle trafik cezalarının geldiği tarih ve saat itibari ile kimin kullandığı tespit edilmek zorundadır. Bunun tespiti için mutlaka şoför ismi yazılmalıdır.
• Görevlendiren amir : Kişilerin genellikle görev bilgisi aldığı bir amiri bulunmaktadır. Bu kişinin adı da kayıt altına alınmalıdır.
• Sefer başlangıç ve bitiş km’leri : Araç takip kilometre km raporlama sistemine mutlaka araç km başlangıç bitiş ve saatleri yazılmalıdır. Ne kadar sürede ne kadar kilometre yaptığı mutlaka kayıt altına alınmalıdır.
• Yakıt takip : Yakıt takip bölümü sayesinde hangi tarihte, kim tarafından, ne kadar yakıt alındığı hesaplanabilir. Hatta farklı bir markaya hizmet ediliyorsa, bu fişler daha sonra faturalandırılabilir.
• Plaka no : Aracın yazılması gereken en önemli bilgilerinden biri de plakalardır.

Araç km takip formu örneğinin excel ile hazırlanmış biçimini raporlama amaçlı kullanabilirsiniz. Aynı zamanda bilgilerle neler yapabileceğiniz de yazılmıştır.