Bir kurum ya da kuruluşa, şikâyet, istek ve ihbar bildirmek amacıyla resmi bir dille yazılan yazılara dilekçe denir. Resmi bir yazı olma niteliği taşıyor olmalarından dolayı, bu yazıyı yazarken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bunlar, yazının yazılacağı kâğıt, giriş cümlesi ve tarih gibi parça ögelerinin yerleri gibi birçok durumu kapsamaktadır. Dilekçeler, resmi makamlara yazılır. Bireylere yazılmaz, doğrudan ilgili kurumlara meram belirtmek amacıyla yazılır.
İlk olarak dilekçenin yazılacağı kâğıttan bahsedelim. Dilekçe çizgili kâğıda yazılır mı? Dilekçe mutlaka beyaz, çizgisiz A4 kağıdına yazılmalıdır. Kullanılan kâğıt temiz olmalı, arka yüzünde yazı izi olmamalıdır. Dilekçenin verileceği kâğıt buruşmuş veya yıpranmış olmamalıdır. Dilekçe mümkün mertebe kısa tutulmalı, tek bir kâğıt kullanılmamalıdır. İkinci bir kâğıda geçmemeye özen gösterilmelidir. Yazılan yazının okunaklı olmasına dikkat edilmelidir. Resmi bir kuruma verilecek olmasından ötürü, kullanılan üslup ve dil oldukça mühimdir. Resmî kurumlarca okunacak ve işleme alınacak dilekçeler, samimi olmayan bir dille, amaca yönelik yazılmalı, söz konusu istek/ihbar mutlaka açık bir şekilde aktarılıyor olmalıdır. Mavi ya da siyah tükenmez kalemle yazılması gereken dilekçeler yasal olarak işleme alınacağı için istek ve ihbarlara dikkat edilmelidir. Satır başı kullanılarak dilekçeye başlanmalıdır. Satır başı yapmadan önce dilekçenin verileceği kurum/enstitünün ismi dilekçe sayfasının en üstüne yazılmalıdır. Dilekçe sahibi, sayfanın sonunda adını, soyadını, telefon numarası ve adresini açıkça belirtmelidir. Dilekçe kişilere değil direkt olarak makamlara yazılır. Dilekçede genel olarak kullanılan kısaltmaların dışında kısaltma kullanılmaması konusunda dikkat sarf edilmelidir. Bunun yanında dilekçeyi sonlandırırken kullanılan bazı kalıp cümleler vardır. Eğer ki mevcut durumla ilgili bilgilendirme sağlanıyorsa dilekçe, ‘’Durumu bilgilerinize Arz ederim.’’ Şeklinde bitirilmelidir. Eğer bir istek ya da ihbarda bulunuluyorsa ‘’Gereğini saygılarımla Arz ederim.’’ Şeklinde bitirilmeli, eğer izin isteniyorsa ‘’İzninizi saygılarımla arz ederim.’’ şeklinde bitirilmelidir. Dilekçeler kısa ve öz bir şekilde, imla kurallarına uygun bir biçimde yazılmalıdır. Belirlenmiş olan dilekçe taslağında sıralama şu şekildedir;
Dilekçe yazılırken bu plana mutlaka sadık kalınmalıdır.
